「ノー！」と言う勇気職場で仕事を断る上手なアプローチ

上司や先輩に頼まれる仕事を断るのって、後々気まずいくなりそうで断りづらいな・・・

とはいえ、こっちも仕事はいっぱいでこれ以上増やすと負担は大きいし・・・

どうすれば上手く仕事を断れるかなぁ・・・

この記事では、このようなお悩みに答えていきます。

職場で仕事を断ることの重要性

職場で仕事を断ることは、働く上で避けて通れない課題です。

過重労働やスキル不足、スケジュールの都合など、さまざまな理由で仕事を断る必要が生じることがあります。

しかし、適切な方法で断らないと、職場の人間関係や評価に悪影響を及ぼすことがあります。

人間関係に悪影響を及ぼさないようにするためのポイントを６つにまとめました。

職場で仕事を断るための注意点

〇理由を明確にする: なぜ仕事を断るべきか

〇タイミングを見極める: いつ断るのが適切か

〇コミュニケーションの重要性: 相手の立場に立って話す

〇代替案を提示する: 協力的な態度で対処する方法

〇丁寧な言葉遣いとトーン: プロフェッショナルな印象を与える

〇続報やフォローアップ: 断った後の対応について

ひとつずつ深堀りしていきます。

理由を明確にする: なぜ仕事を断るべきか

仕事を断る際には、まず自分自身がその理由を明確に把握しておくことが重要です。

あなたが断りたいと考えているということは、何かしら自分ではやらなくてはいけないことがあったりして、仕事を受けられない理由があるはずです。

理由がはっきりしていれば、相手に対して説明しやすくなり、納得してもらいやすくなります。

また、自分の今の状況をしっかり把握することで、その仕事を受けることが適切でないと判断できるようになります。

現状を明確にすることで、自分の限界を理解し、無理のない仕事量を維持することができます。

理由が曖昧だと思われてしまった場合、上司や先輩に説得力のある説明ができず、無責任に見られることもありますので注意が必要です。

かと言って、なんでもかんでも頼まれたことを受け入れてしまって自分を追い詰めるのはもってのほかです。

まずは自分の今の仕事の状況を明確にしておきましょう。

タイミングを見極める: いつ断るのが適切か

仕事を断るタイミングも重要です。

できるだけ早めに断ることが望ましいですが、状況によっては適切なタイミングが異なります。

例えば、新たなプロジェクトが発足したばかりの場合、早めに自分の負担が大きいことを伝えることで、チーム内での調整がスムーズに行われます。

一方で締切間近のタスクを断る場合は、相手に迷惑をかけないように、事前に十分な情報共有や相談を行うことが大切です。

また、相手が多忙な時や感情的になっている時には、タイミングを見極めて話題を切り出すことも重要です。

逆から考えればわかりやすいと思いますが、あなたが忙しくて仕方ないときに、

「ちょっと相談なんですけど、頼まれてる仕事できないんですよね・・。」と言われたら

「なにーーーーっ！！」

と怒りたくもなりますよね。

そのように空気を読みタイミングを見極めることで、相手に配慮しながら上手に仕事を断ることが可能になってくるのです。

コミュニケーションの重要性: 相手の立場に立って話す

先のタイミングの話と通ずるところもありますが、仕事を断る際には、相手の立場に立って話すことが重要です。

自分の状況や困難を説明するだけでなく、相手の状況や感情を考慮し、配慮深い言葉遣いを心がけましょう。

また、感謝の意を示すことで、相手に対する敬意を表現することができます。

例えば、

「この仕事に私が必要だと思っていただきメンバーに入れたいと考えたくれたことに感謝していますが、現在の仕事量で手が回らないため、お手伝いできないことを本当に申し訳なく思います。」

といった表現が適切です。

相手への配慮を忘れず、コミュニケーションを大切にすることで、円滑な人間関係を築くことができます。

代替案を提示する: 協力的な態度で対処する方法

仕事を断る際には、できるだけ協力的な態度を示すことが望ましいです。

具体的な代替案を提示し、他のメンバーへのフォローや業務の進め方について提案することで、問題解決に協力している姿勢をアピールできます。

例えば、

「私はこの仕事を引き受けることが難しいですが、Aさんなら今の仕事に余裕があると思うので手伝えるかもしれません。」

「私は今のプロジェクトが〇日には落ち着く予定なので、そのあとだったら手伝えると思います。」

などなど

提案・代替案を伝えることで

「嫌だと思って断っているわけではないんだな」「ほんとに忙しくて難しいんだな」

ということをわかってもらうことができます。

・・・ただし、もし他の人に仕事を振るならば相手の負担を増やさないように、適切な範囲で提案を行いましょう。

丁寧な言葉遣いとトーン: プロフェッショナルな印象を与える

仕事を断る際の言葉遣いとトーンも重要です。

丁寧な言葉遣いで、自分の意図を相手に伝えることが大切です。

また、トーンに気を付けることで相手に誤解を与えず、良い印象を与えることができます。

例えば、

「申し訳ございませんが、今回のプロジェクトには参加できません」

といった表現は丁寧で、相手に遠慮を感じさせることができます。

また、言葉遣いだけでなく、トーンも穏やかで柔らかくすることで、相手にストレスを与えず、スムーズに伝えることができます。

続報やフォローアップ: 断った後の対応について

仕事を断った後も、状況に応じて続報やフォローアップを行うことが重要です。

例えば、

断った仕事に関連する情報が入手できた場合や、代替案の進捗状況など、相手に伝えるべき事項があれば、適切なタイミングで連絡を取りましょう。

また、自分が断った仕事に関連する部分でサポートできる範囲があれば、積極的に協力することで、チームへの貢献度を高めることができます。

断った後の対応も適切に行うことで、信頼関係を保ちながら職場での協力体制を築くことができます。